MANFAAT MEMILIKI EMAIL RESMI (INSTITUSI)

Memiliki email resmi tentu akan menambah kesan profesionalisme kita dalam suatu bidang tertentu. menambah kepercayaan diri karena keberadaan kita dalam suatu instansi telah diakui. diantara kita banyak yang belum mengetahui apa saja keuntungan yang didapat jika memiliki email resmi. Selain manfaat yang ada dipostingan saya sebelumnya, baca: email kampus bisa buat cetak tugas kuliah gratis, masih banyak manfaat lainnya.
Oke langsung saja berikut 12 manfaat email resmi/ institusi yang saya dapatkan kutip dari unsulbar.ac.i.

1. Prestise (nama baik dan branding)

Penggunaan email domain sendiri bagi sebuah instansi apalagi universitas mencerminkan profesionalisme. Sebuah instansi dengan alamat email domain sendiri menampilkan citra profesional dan meningkatkan harga diri instansi.

Instansi yang menggunakan email gratis terkesan “murahan” dan kurang profesional. Berbeda dengan instansi yang memiliki email domain sendiri yang menampilkan citra profesional dan tidak main-main. Menggunakan email gratisan yang dapat dibuat oleh siapa saja dengan mudah memberi kesan instansi tidak serius dengan masalah komunikasi dan seperti tidak mampu mengalokasikan dana untuk sesuatu yang vital bagi instansi itu sendiri.

Email pribadi kadang terlalu panjang atau sulit diucapkan sehingga besar kemungkinan orang yang ingin menjangkau Anda melalui email kesulitan mengingat atau salah ketik sehingga dapat terjadi salah kirim atau tidak terkirim sama sekali.

2. Keamanan (security)

Email domain sendiri secara otomatis memiliki hosting sendiri. Berbeda dengan email gratisan yang rawan dihack orang luar. Data perusahaan bersifat sensitif dan memerlukan keamanan tingkat tinggi. Lalu lintas email menggunakan domain sendiri jauh lebih aman daripada menggunakan email gratisan.

3. Identitas

Layaknya kartu identitas pribadi sebuah email dengan domain sendiri menunjukkan identitas. Email domain resmi instansi mendukung autentifikasi dan identitas instansi/universitas. 

Kini seringkali ditemui kasus penipuan menggunakan nama instansi tertentu tetapi domain palsu atau email gratisan. Calon customer akan lebih yakin jika berkoresponden dengan person in charge sebuah instansi yang menggunakan email domain resmi. 

Menggunakan email gratisan lalu dengan campuran angka menunjukkan nama yang dibuat telah ada sebelumnya sehingga terpaksa memberikan angka dan atribut lain agar tidak terjadi duplikasi, metode ini seringkali digunakan oleh pihak tak bertanggung jawab untuk membuat email palsu untuk mengatasnamakan pihak lain. Pada email resmi instansi Anda dapat membuat email dengan nama Anda sendiri sebab kemungkinan username duplikat masih kecil dibanding dengan menggunakan akun gratisan yang memaksa Anda memakai angka pada username. Penggunaan angka pada username selain menyebabkan alamat email Anda sukar diingat menyebabkan kemungkinan salah kirim juga semakin besar selain menjadikan identitas terlihat kurang profesional.

Email resmi sangat cocok digunakan pada artikel ilmiah yang mencirikan identitas instansi asal, urusan kedinasan korespondensi dengan instansi lain sehingga terwujud birokrasi modern dengan komunikasi yang cepat, efektif, efisien, dan aman di lingkungan instansi.

4. Kapasitas lebih besar

Salah satu kelemahan email gratisan adalah kapasitas penyimpanan yang sangat terbatas. Berbeda dengan email gratisan, kapasitas penyimpanan user jauh lebih besar jika menggunakan email domain sendiri. Akibatnya ada kemungkinan email penting gagal masuk inbox jika penggunaan email melebihi kapasitas.

Email resmi unsulbar menggunakan layanan Aplikasi Google dengan kapasitas mulai 30 GB hingga 1 TB (tergantung pada jumlah user).

5. Rapih Administratif

Menggunakan email domain sendiri memberikan banyak keuntungan terutama bagi instansi. Salah satunya traffic email akan berjalan lebih cepat dan lancar tanpa terganggu traffic email gratisan.

Email domain resmi memungkinkan terciptanya administrasi yang lebih rapi. Membuat email dengan domain resmi memudahkan sebuah instansi memberikan identitas bagi setiap divisi dan jika diperlukan setiap staf yang berkaitan dengan fungsi administrasi memiliki email resmi pada domain @radenintan.ac.id

Menggunakan email gratisan untuk urusan kedinasan instansi selain tidak mencerminkan identitas instansi, bagi pemilik akun pribadi yang mencampur surat untuk urusan pribadi dan urusan instansi akan menyulitkan administrasi terutama jika jabatan tersebut dapat digantikan oleh orang lain. 

Lalu bagaimana membuat email resmi yang profesional ?

Alamat email sebaiknya menggunakan nama asli anda. Misalnya saja nama saya debi pranata maka menggunakan alamat email debipranata@radenintan.ac.id

sebaiknya satu kata, jika terpaksa menggunakan 2 kata pisahkan dengan tanda titik " . " 

gunakan singkatan atau nama departemen/divisi untuk email resmi misalnya humas@radenintan.ac.id

Hindari penggunaan angka, tidak perlu menggunakan huruf KAPITAL pada email sebab nama akun bersifat case insensitive (huruf kapital tidak berpengaruh)

6. Nyaman
Tak perlu pergi ke kantor pos, membeli amplop dan perangko untuk mengirim pesan. Cukup duduk di depan komputer yang terhubung internet dan ketik pesan lalu kirim ke alamat tujuan. Sekarang ini bahkan dapat mengirim e-mail lewat media komunikasi mobile seperti ponsel atau smart phone dan tablet.

\

7. Cepat
Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan saluran internet yang kita gunakan tidak bermasalah. Mengirimkan e-mail ke belahan dunia manapun dalam beberapa detik, bahkan beberapa menit kemudian dapat menerima balasan dari orang yang dikirimi e-mail.

8. Murah
Sekali terhubung ke internet, biaya pengiriman e-mail relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim e-mail ke luar daerah atau luar negeri (bandingkan dengan biaya telepon interlokal maupun antarnegara).

9. Hemat Sumber Daya
Tak perlu membeli kertas, pulpen atau memboroskan tinta printer untuk mencetak surat. Isi pesan dalam e-mail dapat digandakan dan dikirim/diteruskan ke orang lain tanpa perlu mengeluarkan biaya fotokopi.

10. Reliabel
Dapat menyimpan e-mail di server e-mail yang tidak akan hilang kecuali kita hapus. Kasus kehilangan e-mail sangat jarang.

11. Global
Sebagai civitas akademik universitas di era globalisasi, kemampuan menggunakan e-mail sangat bermanfaat karena e-mail merupakan sarana komunikasi global.

12. Memungkinkan Pengiriman Pesan Berformat Multimedia
Sekarang ini e-mail tidak hanya digunakan untuk mengirim pesan berbentuk teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa file multimedia yang meliputi gambar, video, program bahkan suara.

Email resmi bisa kita dapatkan dengan mendatangi ICT kampus dengan membawa syarat-syarat yang ditentukan. semoga bermanfaat.

Share :